De bescherming van uw persoonsgegevens en vertrouwelijke documenten

Bij The Native Translator hechten wij veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en de vertrouwelijkheid van de documenten die onze klanten aan ons toevertrouwen.

Wanneer u ons een vertaalopdracht verstrekt, moet u erop kunnen vertrouwen dat uw gegevens zorgvuldig worden behandeld, vanaf uw eerste offerteaanvraag tot en met de levering van de voltooide vertaling.

Wij leveren professionele vertaaldiensten voor onder andere juridische documenten, medische dossiers, financiële rapporten, bedrijfsdocumentatie, technische teksten en persoonlijke documenten.

Wij begrijpen dat de documenten die wij ontvangen gevoelige persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie kunnen bevatten.

The Native Translator is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001, de internationaal erkende norm voor managementsystemen voor informatiebeveiliging. Deze certificering bevestigt dat wij werken met een gestructureerd systeem voor het identificeren, beoordelen en beheersen van informatiebeveiligingsrisico's.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Zwitserse federale wet inzake gegevensbescherming (FADP/DSG).

Voor verwerkingen waarop Nederlands recht van toepassing is, houden wij tevens rekening met de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG), de Telecommunicatiewet en de toepasselijke regels voor cookies en vergelijkbare technologieën.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoe wij ze beschermen en welke rechten u heeft.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is de rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de betreffende verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerkingsverantwoordelijke:

The Native Translator
Prologic GmbH
Dorfstrasse 29
CH-6390 Engelberg, Zwitserland

Gegevensbescherming en informatiebeveiliging

Algemene vragen

Wanneer de toepasselijke wetgeving dit vereist, verstrekken wij ook de gegevens van een eventuele vertegenwoordiger in de Europese Unie of een functionaris voor gegevensbescherming (FG).

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is om onze diensten te leveren, wettelijke verplichtingen na te komen of andere rechtmatige doeleinden te verwezenlijken.

Afhankelijk van de manier waarop u onze diensten gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en postadres.
Gegevens over opdrachten, waaronder offerteaanvragen, taalcombinaties, projectbeschrijvingen, bestellingen en correspondentie.
Documenten en bestanden die u ter vertaling indient, inclusief eventuele persoonsgegevens die daarin voorkomen.
Factuur- en betalingsgegevens die noodzakelijk zijn voor de administratie en verwerking van betalingen.
Technische gegevens, zoals IP-adressen, browserinformatie, apparaatgegevens en informatie over het gebruik van onze website.
Overige informatie die u vrijwillig verstrekt wanneer u contact opneemt met onze klantenservice of een aanvraag indient.

Documenten die ter vertaling worden aangeboden, kunnen bijzondere categorieën persoonsgegevens bevatten in de zin van artikel 9 AVG, bijvoorbeeld gezondheidsgegevens.

Wij verwerken dergelijke gegevens uitsluitend wanneer aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden is voldaan.

Wij adviseren u alleen persoonsgegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de betreffende vertaalopdracht.

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om onze professionele vertaaldiensten aan te bieden, te organiseren, uit te voeren en administratief af te handelen.

De belangrijkste doeleinden zijn:

Het ontvangen en beantwoorden van offerteaanvragen.
Het beoordelen van documenten en het vaststellen van vertaalvereisten.
Het voorbereiden, beheren en uitvoeren van vertaalopdrachten.
Het communiceren met klanten over lopende en afgeronde projecten.
Het leveren van voltooide vertalingen.
Het verwerken van betalingen, facturering en boekhouding.
Het beschermen van onze IT-systemen en het voorkomen van ongeoorloofde toegang, fraude en beveiligingsincidenten.
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Het beheren, onderhouden en verbeteren van onze website en diensten.
Het analyseren van websitegebruik, voor zover toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving.

Wij gebruiken documenten die voor vertaling zijn ingediend niet voor doeleinden die geen verband houden met de opdracht, tenzij daarvoor een passende rechtsgrond bestaat.

Op welke rechtsgronden verwerken wij persoonsgegevens volgens de AVG?

Wanneer de AVG van toepassing is, baseren wij de verwerking van persoonsgegevens op een of meer van de rechtsgronden uit artikel 6 AVG.

Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen – artikel 6, lid 1, onder b, AVG

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om op uw verzoek een offerte op te stellen of een overeenkomst met u uit te voeren.

Wettelijke verplichting – artikel 6, lid 1, onder c, AVG

Wij verwerken gegevens wanneer dit noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld op het gebied van belastingen, boekhouding en bewaarplichten.

Gerechtvaardigd belang – artikel 6, lid 1, onder f, AVG

Waar toegestaan kunnen wij persoonsgegevens verwerken ter behartiging van gerechtvaardigde belangen, waaronder informatiebeveiliging, het voorkomen van misbruik en het beheren van onze bedrijfsactiviteiten.

Hierbij wegen wij onze belangen af tegen uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden.

Toestemming – artikel 6, lid 1, onder a, AVG

Wanneer voor een verwerking toestemming vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of vergelijkbare technologieën, vragen wij deze vooraf.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Voor de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens overeenkomstig artikel 9 AVG moet bovendien een toepasselijke uitzondering op het verwerkingsverbod bestaan.

Afhankelijk van de aard van de opdracht kan The Native Translator optreden als verwerker namens een klant die verwerkingsverantwoordelijke is.

In dat geval wordt de verwerking tevens geregeld door de relevante contractuele afspraken en, waar vereist, een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG.

ISO/IEC 27001 – gecertificeerd managementsysteem voor informatiebeveiliging

The Native Translator is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001.

ISO/IEC 27001 is een internationaal erkende norm die eisen stelt aan het opzetten, implementeren, onderhouden en voortdurend verbeteren van een managementsysteem voor informatiebeveiliging.

De norm biedt een gestructureerde aanpak voor het identificeren van risico's en het selecteren van passende maatregelen om deze te beheersen.

Ons managementsysteem voor informatiebeveiliging is gebaseerd op drie fundamentele principes.

Vertrouwelijkheid: informatie beschermen tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking.

Integriteit: informatie beschermen tegen ongeoorloofde of onbedoelde wijzigingen.

Beschikbaarheid: ervoor zorgen dat bevoegde personen toegang hebben tot informatie wanneer dat nodig is.

Ons managementsysteem omvat technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die zijn afgestemd op de risico's van onze activiteiten.

De ISO/IEC 27001-certificering bevestigt dat ons managementsysteem voor informatiebeveiliging voldoet aan de eisen van een internationaal erkende norm.

De certificering betekent echter niet dat alle beveiligingsrisico's kunnen worden uitgesloten of dat daarmee automatisch aan alle toepasselijke privacywetgeving wordt voldaan.

Hoe beschermen wij uw documenten en persoonsgegevens?

De bescherming van vertrouwelijke klantinformatie vormt een essentieel onderdeel van onze vertaaldiensten.

Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens en documenten te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, ongewenste wijzigingen en onrechtmatige openbaarmaking.

Deze maatregelen omvatten onder andere:

Toegangscontroles op basis van toegekende bevoegdheden.
Beveiligde klanten- en leveranciersportalen voor bestandsoverdracht.
Versleutelde gegevensoverdracht via HTTPS/TLS bij het gebruik van onze webportalen.
Geheimhoudingsverplichtingen voor vertalers, revisoren en projectmanagers.
Procedures voor het identificeren en beheersen van informatiebeveiligingsrisico's.
Technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde toegang en andere beveiligingsincidenten te voorkomen.

De concrete maatregelen worden afgestemd op de aard van de verwerking en de bijbehorende risico's.

Geheimhoudingsplicht voor vertalers en projectmanagers

Veel klanten vertrouwen ons documenten toe die vertrouwelijke zakelijke of persoonlijke informatie bevatten.

Onze vertalers, taalrevisoren en projectmanagers zijn gebonden aan contractuele geheimhoudingsverplichtingen.

Informatie waartoe zij tijdens een opdracht toegang krijgen, mag niet voor ongeoorloofde doeleinden worden gebruikt of zonder passende toestemming aan derden worden verstrekt.

De toegang tot documenten is beperkt tot de werkzaamheden die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht en andere wettelijk toegestane verwerkingen.

Wij hanteren het uitgangspunt dat uitsluitend personen die de informatie daadwerkelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden, toegang krijgen.

Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

Om onze diensten te kunnen leveren, kan het echter noodzakelijk zijn bepaalde informatie te delen met zorgvuldig geselecteerde ontvangers, waaronder:

Vertalers, revisoren en projectmanagers die betrokken zijn bij uw opdracht.
Leveranciers van IT-systemen, hosting, gegevensopslag en technische ondersteuning.
Betaaldienstverleners.
Aanbieders van administratieve diensten, wanneer noodzakelijk.
Overheidsinstanties of andere bevoegde ontvangers wanneer verstrekking wettelijk verplicht is.

Wanneer externe dienstverleners persoonsgegevens namens ons verwerken, treffen wij de contractuele en organisatorische maatregelen die op grond van de toepasselijke wetgeving vereist zijn.

Wij beperken de verstrekking tot de gegevens die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn.

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

The Native Translator werkt samen met een internationaal netwerk van gekwalificeerde vertalers en andere dienstverleners.

Hierdoor kunnen bepaalde vertaalopdrachten betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens door ontvangers in verschillende landen, waaronder landen buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte.

Wanneer de AVG of de Zwitserse privacywetgeving van toepassing is, vindt internationale doorgifte plaats overeenkomstig de relevante wettelijke bepalingen.

Wanneer een ontvangend land niet onder een toepasselijk adequaatheidsbesluit valt, kunnen aanvullende waarborgen noodzakelijk zijn.

Deze waarborgen kunnen bestaan uit standaardcontractbepalingen en, waar vereist, aanvullende beschermingsmaatregelen.

Welke waarborgen passend zijn, hangt onder meer af van het ontvangende land, de aard van de gegevens en de omstandigheden van de doorgifte.

Betalingen en bescherming van betalingsgegevens

Voor de betaling van onze vertaaldiensten kunnen wij gebruikmaken van externe betaaldienstverleners, zoals PayPal of Saferpay, wanneer deze betaalmethoden tijdens het bestelproces worden aangeboden.

Deze betaaldienstverleners kunnen informatie verzamelen en verwerken die nodig is om de betaling uit te voeren, fraude te voorkomen en aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij kunnen bepaalde betalingsgerelateerde informatie ontvangen, zoals de betalingsstatus, transactiereferenties en factuurgegevens.

Voor meer informatie over de verwerking door betaaldienstverleners verwijzen wij u naar hun eigen privacyverklaringen.

Hoelang bewaren wij persoonsgegevens en vertaaldocumenten?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wettelijke verplichtingen of andere rechtmatige redenen een langere bewaartermijn rechtvaardigen.

Als algemene regel worden documenten die voor vertaling worden ingediend gedurende 90 dagen na afronding van de opdracht bewaard.

Na afloop van deze periode worden de documenten uit onze actieve systemen verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting of een andere rechtmatige reden een langere bewaring noodzakelijk maakt.

Voor bepaalde gegevens kunnen afwijkende bewaartermijnen gelden, waaronder:

Facturen en boekhoudkundige documenten waarvoor wettelijke bewaarplichten gelden.
Informatie die noodzakelijk is voor de afhandeling van lopende zaken.
Documentatie die nodig is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.
Gegevens die op grond van andere wettelijke bepalingen moeten worden bewaard.

Reservekopieën kunnen onder afzonderlijke technische verwijderingscycli vallen.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn en er geen rechtmatige grondslag voor verdere bewaring bestaat, verwijderen of anonimiseren wij deze volgens onze geldende procedures.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om essentiële functies mogelijk te maken, gebruikersvoorkeuren te onthouden en inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens het bezoeken van een website op uw apparaat worden opgeslagen.

Cookies kunnen worden onderscheiden op basis van hun bewaartermijn.

Sessiecookies worden doorgaans tijdens één browsersessie gebruikt en verdwijnen na afloop daarvan.

Permanente cookies blijven gedurende een bepaalde periode op uw apparaat opgeslagen of totdat u deze zelf verwijdert.

Cookies kunnen ook worden ingedeeld op basis van hun doel.

Noodzakelijke technische cookies ondersteunen het functioneren van de website of het leveren van een dienst waar de gebruiker uitdrukkelijk om heeft gevraagd.

Analytische cookies kunnen ons helpen het gebruik van de website te begrijpen en de inhoud en functionaliteit te verbeteren.

Andere cookies kunnen worden gebruikt voor aanvullende functies of diensten van externe aanbieders.

Wanneer de toepasselijke wetgeving toestemming vereist, plaatsen of gebruiken wij niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën uitsluitend nadat u toestemming heeft gegeven.

Voor verwerkingen waarop de Nederlandse wetgeving van toepassing is, houden wij rekening met artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet en de toepasselijke richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor bepaalde privacyvriendelijk ingestelde analytische cookies kan onder de wettelijke voorwaarden een uitzondering op de toestemmingsplicht gelden. Of deze uitzondering van toepassing is, hangt af van de daadwerkelijke technische configuratie.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken met werking voor de toekomst.

Analysetools en cookies van derden

Onze website kan gebruikmaken van analysetools zoals Google Analytics en Matomo om inzicht te krijgen in het gebruik en de prestaties van de website.

Afhankelijk van de technische instellingen kunnen deze tools gegevens verwerken zoals IP-adressen, apparaatgegevens en bezochte pagina's.

Het gebruik van analysetools vindt plaats overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de eventuele toestemmingsvereisten.

Informatie over de daadwerkelijk gebruikte analysetools, de geplaatste cookies en de bijbehorende bewaartermijnen moet overeenkomen met de werkelijke configuratie van de website en beschikbaar zijn voor bezoekers.

Hoe kunt u cookies beheren of verwijderen?

U kunt cookies beheren via de instellingen van uw internetbrowser.

De meeste browsers bieden de mogelijkheid cookies te blokkeren, eerder opgeslagen cookies te verwijderen of specifieke voorkeuren per website in te stellen.

Houd er rekening mee dat het blokkeren van noodzakelijke technische cookies invloed kan hebben op bepaalde functies van onze website.

Meer informatie vindt u op de ondersteuningspagina's van de belangrijkste browsers:

Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=nl

Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-en-websitegegevens-wissen-firefox

Safari: https://support.apple.com/nl-nl/guide/safari/sfri11471/mac

Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/microsoft-edge

Wanneer onze website een afzonderlijke functie voor cookievoorkeuren aanbiedt, kunt u deze ook gebruiken om uw keuzes aan te passen of eerder gegeven toestemming in te trekken.

Uw rechten op grond van de AVG en toepasselijke privacywetgeving

Wanneer de AVG van toepassing is, kunt u onder de wettelijke voorwaarden en beperkingen de rechten uitoefenen die in de verordening zijn vastgelegd.

Deze rechten omvatten:

Recht op inzage in uw persoonsgegevens volgens artikel 15 AVG.
Recht op rectificatie volgens artikel 16 AVG.
Recht op gegevenswissing volgens artikel 17 AVG.
Recht op beperking van de verwerking volgens artikel 18 AVG.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens volgens artikel 20 AVG.
Recht van bezwaar volgens artikel 21 AVG.
Recht om eerder gegeven toestemming in te trekken.
Recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

De uitoefening van deze rechten kan onderworpen zijn aan wettelijke voorwaarden en uitzonderingen.

Zo kan een verzoek tot verwijdering niet altijd volledig worden ingewilligd wanneer bepaalde gegevens op grond van wettelijke verplichtingen moeten worden bewaard.

Ook de Zwitserse wetgeving inzake gegevensbescherming kent betrokkenen bepaalde rechten toe, waaronder het recht op inzage en, onder de wettelijke voorwaarden, rectificatie en andere rechtsmiddelen.

Wij beoordelen ieder verzoek aan de hand van de wetgeving die op de betreffende verwerking van toepassing is.

Recht van bezwaar tegen de verwerking

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigde belangen overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder f, AVG, kunt u op grond van artikel 21 AVG bezwaar maken tegen de verwerking vanwege redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

Wanneer u bezwaar maakt, staken wij de betreffende verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met de toepasselijke wetgeving worden verwerkt, kunt u contact met ons opnemen om vragen te stellen of het probleem te melden.

Wanneer de AVG van toepassing is, heeft u daarnaast het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In Nederland is de nationale toezichthouder de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374
2509 AJ Den Haag, Nederland

Website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

In Zwitserland is de Federale Functionaris voor Gegevensbescherming en Transparantie (FDPIC/EDÖB) de bevoegde federale toezichthouder binnen de grenzen van de Zwitserse wetgeving.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten, technische systemen, interne procedures of toepasselijke wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd.

Bij belangrijke wijzigingen verstrekken wij aanvullende informatie aan betrokkenen wanneer dit wettelijk vereist of passend is.

Contact voor gegevensbescherming en informatiebeveiliging

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, wilt u uw privacyrechten uitoefenen of een mogelijk incident op het gebied van gegevensbescherming of informatiebeveiliging melden? Dan kunt u contact met ons opnemen.

Gegevensbescherming en informatiebeveiliging

Algemene vragen

Bij The Native Translator bieden wij professionele vertaaldiensten waarbij taalkundige kwaliteit, vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging centraal staan bij iedere opdracht.